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Sonderurlaub und Freistellung im Ehrenamt

eine Gruppe von Kindern, die im Kreis stehen und ein buntes Tuch in die Höhe heben

Sonderurlaub und Freistellung im Ehrenamt

Anspruch und Regelungen

Gibt es einen Sonderurlaub für Engagierte? Besteht ein Anspruch auf Freistellung für die Ausübung des Ehrenamtes? Für welche ehrenamtliche Tätigkeiten kann Sonderurlaub beantragt werden? An dieser Stelle geben wir einen Überblick über die einzelnen Regelungen in Nordrhein-Westfalen für Sonderurlaub und Freistellung im Ehrenamt. | Letzte Aktualisierung: 12.12.2022

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben grundsätzlich keinen Anspruch auf eine bezahlte oder unbezahlte Befreiung von ihrer Arbeit, um eine ehrenamtliche Tätigkeit auszuüben. Allerdings sieht das Gesetz Sonderurlaubs- und Freistellungsregelungen für bestimmte Gruppen von Ehrenamtlichen vor. Zu diesen Gruppen zählen unter anderem Engagierte in der Kinder- und Jugendhilfe, Freiwillige im Brand-, Zivil- und Katastrophenschutz, Trägerinnen und Träger kommunaler Mandate sowie Personen, die ein Schöffenamt ausüben. Auf dieser Seite haben wir grundlegende Informationen zu den einzelnen Regelungen zusammengestellt.

Personen, die ehrenamtlich in der Kinder- und Jugendhilfe tätig und mindestens 16 Jahre alt sind, ist gemäß Sonderurlaubsgesetz unter bestimmten Voraussetzungen durch ihre Arbeitgebenden auf Antrag unbezahlter Sonderurlaub zu gewähren. Diese Voraussetzungen treffen zu, sofern die ehrenamtlich Engagierten leitenden und helfenden Tätigkeiten bei Jugendferienlagern, Jugendreisen, Jugendwanderungen, Jugendfreizeiten, Jugendsportveranstaltungen und internationalen Begegnungen nachgehen oder die erzieherische Betreuung von Kindern und Jugendlichen in Heimen und ähnlichen Einrichtungen im Rahmen der Familien- und Kindererholung übernehmen. Auch für Fortbildungsmaßnahmen, die in diesem Zusammenhang durchgeführt werden, ist den Freiwilligen Sonderurlaub zu gewähren.

Unser Tipp: In der Regel sollte ein solcher Antrag auf Sonderurlaub spätestens sechs Wochen vor Beginn der geplanten Maßnahme bei der Arbeitgeberin bzw. dem Arbeitgeber gestellt werden.

Geltungsbereich des Sonderurlaubsgesetzes

Das Sonderurlaubsgesetz gilt ausschließlich für Angestellte von privatrechtlichen Arbeitgebenden mit Sitz in Deutschland. Angestellte von öffentlich-rechtlichen Arbeitgebenden haben keinen Anspruch auf Sonderurlaub nach dem Sonderurlaubsgesetz. Und auch Selbstständige und Geschäftsführende von GmbH-Gesellschaften sowie hauptamtliche Geschäftsführende von Vereinen, Mitarbeitende der Maßnahmenträger und Personen, die ein Freiwilliges Soziales oder Ökologisches Jahr absolvieren, erhalten gemäß dieser Rechtsgrundlage keinen Sonderurlaub.

Obwohl es sich bei ihnen um Körperschaften des öffentlichen Rechts handelt, zählen kirchliche Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber im Sinne des Sonderurlaubsgesetzes zu den privatrechtlichen Arbeitgebenden. Aus diesem Grund haben ihre Angestellten laut Gesetz grundsätzlich einen Anspruch auf Sonderurlaub.

Für Beamtinnen und Beamte im öffentlichen Dienst wird der Anspruch auf Sonderurlaub in der Freistellungs- und Urlaubsverordnung NRW vom 10.01.2012 geregelt. Laut dieser Verordnung haben sie grundsätzlich einen Anspruch auf Sonderurlaub nach dem Sonderurlaubsgesetz.

Unser Tipp: Einige öffentlich-rechtliche Arbeitgebende in Nordrhein-Westfalen wenden für die eigene Mitarbeiterschaft die Freistellungs- und Urlaubsverordnung NRW (ehemals Sonderurlaubsverordnung) an. Daher empfehlen wir, sich an die jeweilige Dienstherrin bzw. den jeweiligen Dienstherrn oder den dortigen Personalrat zu wenden, um in Erfahrung zu bringen, ob ein Sonderurlaub – unbezahlt oder bezahlt – im Einzelfall gewährt werden kann.

Finanzieller Ausgleich durch Landesmittel

Der Sonderurlaub erfolgt grundsätzlich ohne Lohnfortzahlung durch die Arbeitgebenden. Aus diesem Grund gewährt das Land Nordrhein-Westfalen den Freiwilligen einen finanziellen Ausgleich für ihr Engagement. Engagierte können folglich einen Ausgleich für den Verdienstausfall über den jeweiligen Maßnahmenträger beantragen. Wichtig hierbei ist, dass alle Voraussetzungen zur Antragsberechtigung vorliegen und auch die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber den Sonderurlaub genehmigt hat. Gewährt wird der Brutto-Verdienstausfall für den Zeitraum des unbezahlten Sonderurlaubs (maximal acht Arbeitstage im Kalenderjahr). Abgezogen werden davon im Rahmen einer Pauschale alle Sozialversicherungsanteile. Dieser pauschale Abzug wird jährlich neu festgelegt, sodass letztlich bis zu 100 Prozent des entstehenden Netto-Verdienstausfalls gewährt werden können. Die finanzielle Förderung stammt aus den Mitteln des Kinder- und Jugendförderplans des Landes Nordrhein-Westfalen (KJFP NRW).

Zuständige Bewilligungsbehörden

In Nordrhein-Westfalen sind verschiedene Stellen für die Bewilligung von Anträgen zum Ausgleich des Verdienstausfalls zuständig. Wo der Antrag auf die finanzielle Förderung gestellt werden kann und wie die Engagierten vorgehen müssen, ist vom Maßnahmenträger abhängig. In Nordrhein-Westfalen wird grundsätzlich zwischen anerkannten Jugend- und Wohlfahrtsverbänden und sonstigen Trägern unterschieden.

Vorgehensweise für Engagierte in anerkannten Jugend- und Wohlfahrtsverbänden

Engagierte, die in anerkannten Jugend- und Wohlfahrtsverbänden oder in einer Mitgliedorganisation dieser Verbände tätig sind, können ihren Antrag auf Ausgleich des Verdienstausfalls im Rahmen des Sonderurlaubs direkt bei dem jeweiligen Verband stellen. Im Folgenden sind diejenigen Organisationen gelistet, bei denen aktuell eine direkte Antragstellung möglich ist.
Nähere Informationen sowie Kontaktdaten und -formulare für weitere Auskünfte sind auf den jeweiligen Internetseiten der Jugend- und Wohlfahrtsverbände zu finden:

Unser Tipp: Um in Erfahrung zu bringen, ob Ihre Organisation Mitglied in einem der genannten Verbände ist, können Ihnen Ihre direkten Ansprechpersonen vor Ort weiterhelfen. Wir empfehlen Ihnen daher, mit Ihrem Anliegen auf die jeweiligen Personen zuzugehen.

Vorgehensweise für Engagierte bei sonstigen Trägern

Für Engagierte, die ihre ehrenamtliche Tätigkeit gemäß §75 SGB XIII bei sonstigen anerkannten freien oder kommunalen Maßnahmenträgern ausüben, die obenstehend nicht gelistet sind, muss der Antrag auf Ausgleich des Verdienstausfalles im Rahmen des Sonderurlaubs durch den jeweiligen Maßnahmenträger beim zuständigen Landesjugendamt gestellt werden. Welches Landesjugendamt zuständig ist, hängt vom Sitz des Maßnahmenträgers ab. Für Engagierte und Maßnahmenträger im Rheinland ist das Landesjugendamt in Trägerschaft des Landschaftsverbands Rheinland in Köln zuständig und in Westfalen-Lippe das Landesjugendamt in Trägerschaft des Landschaftsverbands Westfalen-Lippe mit Sitz in Münster.
Weitere Informationen zur Beantragung des Verdienstausfallausgleichs sowie die zuständigen Ansprechpersonen finden Sie auf den jeweiligen Internetseiten der Landesjugendämter:

Häufig müssen ehrenamtliche Mitglieder der Bundesanstalt Technisches Hilfswerk (THW), der Freiwilligen Feuerwehren oder auch Helferinnen und Helfer der anerkannten Hilfsorganisationen während ihrer Arbeitszeit an Einsätzen teilnehmen. Dabei können Einsätze – besonders an Werktagen – mit den Bedürfnissen der Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber kollidieren und Interessenkonflikte verursachen.

Umso wichtiger ist es, dass Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber als auch engagierte Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer die mit dem Engagement zusammenhängenden Rechte und Pflichten kennen.

Freiwilligen Kräften des Technischen Hilfswerks (THW) als auch der Freiwilligen Feuerwehr und den anerkannten Hilfsorganisationen muss eine Freistellung durch ihren Arbeitgeber bzw. durch ihre Arbeitgeberin gestattet werden. Maßgebend für die Freiwilligen Feuerwehren und Engagierten im Brand- und Katastrophenschutz ist § 20, Absatz 2 des Gesetzes über den Brandschutz, die Hilfeleistung und den Katastrophenschutz (BHKG). Die arbeitsbezogenen Rahmenbedingungen für Kräfte des Technischen Hilfswerks dagegen regelt § 3 des Gesetzes über das Technische Hilfswerk (THWG).
Die gesetzlichen Vorschriften sollen sicherstellen, dass die ehrenamtlichen Kräfte möglichst ungehindert den im öffentlichem Interesse liegenden Dienst beim Technischen Hilfswerk, in der Freiwilligen Feuerwehr oder bei den anerkannten Hilfsorganisationen ausüben können. Mitgliedern des Technischen Hilfswerks und der Freiwilligen Feuerwehren dürfen aufgrund ihrer Mitgliedschaft keine Nachteile entstehen und sie dürfen auch nicht aufgrund ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit im Brand- und Katastrophenschutz aus einem Dienst- oder Arbeitsverhältnis entlassen werden.

Freiwillige Feuerwehr

Inwiefern Arbeitsentgelte oder Dienstbezüge fortzuzahlen sind und wie Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Ersatz dafür beantragen können, ist für ehrenamtliche Angehörige der Feuerwehr in § 21 Absatz 1 BHKG geregelt. Demnach sind Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber verpflichtet, für den Zeitraum der auf Anforderung der Gemeinde hin gemäß § 20 Absatz 1 erfolgten Teilnahme an Einsätzen, Übungen, Aus- und Fortbildungen sowie der Teilnahme an sonstigen Veranstaltungen Arbeitsentgelte oder Dienstbezüge einschließlich aller Nebenleistungen und Zulagen fortzuzahlen, die ohne die Ausfallzeiten üblicherweise erzielt worden wären. Den privaten Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern werden die Beträge auf Antrag durch die Gemeinde ersetzt. Die Gemeinden können den privaten Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern durch Satzung eine Zulage gewähren. Weitere Informationen dazu finden Sie im Gesetzestext.

Anerkannte Hilfsorganisationen

Zu denen im Gesetz über den Brandschutz, die Hilfeleistung und den Katastrophenschutz (BHKG) genannten anerkannten Hilfsorganisationen zählen der Arbeiter-Samariter-Bund, das Deutsche Rote Kreuz, die Johanniter Unfallhilfe, der Malteser Hilfsdienst und die DLRG. Für die ehrenamtlichen Helferinnen und Helfer dieser Hilfsorganisationen gilt § 21 Absatz 4 BHKG.

Technisches Hilfswerk (THW)

Auch privaten Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern von ehrenamtlichen THW-Kräften ist gemäß § 3 Absatz 2 THWG das weitergewährte Arbeitsentgelt bei einem Ausfall von mehr als zwei Stunden am Tag oder mehr als sieben Stunden innerhalb von zwei Wochen für die gesamte Ausfallzeit auf Antrag zu erstatten. Hierzu zählt gemäß § 3 Absatz 2 THWG auch das Arbeitsentgelt, das die privaten Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber aufgrund der gesetzlichen Vorschriften während einer Arbeitsunfähigkeit infolge einer Krankheit weiter leisten, wenn die Arbeitsunfähigkeit auf den Dienst im Technischen Hilfswerk zurückzuführen ist.

Ehrenamt als Gewinn für Unternehmen

Betriebe und Unternehmen werden dazu ermuntert, den ehrenamtlichen Dienst nicht nur als Belastung wahrzunehmen, sondern auch Vorteile darin zu sehen. Mitglieder der Freiwilligen Feuerwehren haben z. B. besondere Fachkenntnisse, die für den eigenen betrieblichen Brandschutz sehr nützlich sein können.  Die erworbenen Fähigkeiten können sicherlich auch in anderen Arbeitsbereichen vorteilshaft sein. Nicht zuletzt leisten ehrenamtliche Kräfte des Brand- und Katastrophenschutzes wertvolle Dienste, die dem Gemeinwohl dienen und der gesamten Gesellschaft von hohem Nutzen sind.

Förderplakette »Ehrenamt in Feuerwehr und Katastrophenschutz«

Regelmäßig werden nordrhein-westfälische Unternehmen mit der Förderplakette »Ehrenamt in Feuerwehr und Katastrophenschutz« des Landes ausgezeichnet. Denn ohne Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber, für die es selbstverständlich ist, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter regelmäßig freizustellen, würde das Ehrenamt nicht funktionieren.

Weitere Informationen

Zu weiteren Informationen hinsichtlich der Freistellung von ehrenamtlichen Kräften des Technischen Hilfswerks und der Freiwilligen Feuerwehr gelangen Sie auf den jeweiligen Internetseiten der Verbände. Darüber hinaus bieten auch die zuständigen Geschäftsstellen der Verbände vor Ort oftmals weitere Informationen zu dem Thema an.

Nähere Informationen zu weiteren Themen rund um das Thema Ehrenamt im Brand- und Katastrophenschutz finden Sie auf der Seite des Ministeriums des Innern des Landes Nordrhein-Westfalen.

Freistellung von Mandatsträgerinnen und Mandatsträgern

Personen, die Mitglied einer kommunalen Vertretung, eines Ausschusses oder einer Bezirksvertretung  geworden sind, können gemäß § 44 Absatz 2 der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW) beanspruchen, für die Zeit der Ausübung dieses Mandats von ihrer Arbeitgeberin bzw. ihrem Arbeitgeber freigestellt zu werden. Mit der »Ausübung des Mandats« sind alle Tätigkeiten gemeint, die mit dem Mandat in unmittelbarem Zusammenhang stehen oder die auf Veranlassung des Rates, der Bezirksvertretung oder des Ausschusses, dem bzw. der sie durch die Wahl angehören, erfolgen. Hierzu zählen auch Fraktionssitzungen, wobei die Anzahl jener pro Jahr durch die Hauptsatzung zu beschränken ist. Zu Tätigkeiten, die auf Veranlassung des Rates auszuführen sind, gehören auch solche, im Rahmen derer die Person als vom Rat entsandte Vertretung der Gemeinde in diversen Organen und Gremien tätig wird. Dabei kann es sich beispielsweise um Tätigkeiten in Aufsichtsgremien von Gesellschaften handeln, an denen die Kommune beteiligt ist. Auch die Teilnahme an (repräsentativen) Terminen als stellvertretende Bürgermeisterin bzw. als stellvertretender Bürgermeister zählt hierzu. 

Wichtiger Hinweis: Für Mandatsträgerinnen und -träger, die innerhalb eines vorgegebenen Arbeitszeitrahmens eigenständig über die Lage und Dauer ihrer individuellen Arbeitszeit entscheiden können, ist die Zeit, die für das Mandat aufgewandt wird, lediglich zur Hälfte auf die Arbeitszeit anzurechnen.

Mandatsträgerinnen und -träger haben nach §44 Absatz 3 GO NRW das Recht zur Teilnahme an kommunalpolitischen Bildungsveranstaltungen, sofern diese für die Ausübung ihres Mandats förderlich sind. Sie haben demnach einen Anspruch auf Urlaub an bis zu acht Arbeitstagen in jeder Wahlperiode, wobei die Anzahl der aufeinanderfolgenden Tage vier nicht überschreiten darf.

Entschädigungen für Mandatsträgerinnen und Mandatsträger

Sofern die Mandatsausübung während ihrer Arbeitszeit erforderlich ist, haben die Mandatsträgerinnen und -träger gemäß § 45 Absatz 1 GO NRW einen Anspruch auf eine angemessene Aufwandsentschädigung und auf den Ersatz des Verdienstausfalles, der durch die Mandatsausübung entsteht. Die Höhe der Entschädigung wird näher durch die Verordnung über die Entschädigung der Mitglieder kommunaler Vertretungen und Ausschüsse (Entschädigungsverordnung - EntschVO) vorgegeben.

Wichtiger Hinweis: Eine Entschädigung in Form eines Stundenpauschalsatzes anstelle des Verdienstausfalles erhalten grundsätzlich alle Personen, die nicht oder weniger als 20 Stunden pro Woche erwerbstätig sind und sich um eine pflege- oder betreuungsbedürftige Angehörige bzw. einen Angehörigen kümmern. Eine solche Entschädigung erhalten auch Personen, die nicht oder weniger als 20 Stunden pro Woche erwerbstätig sind und einen Haushalt mit mindestens drei Personen führen. Auch finanzielle Ausgaben, die infolge einer entgeltlichen Übernahme der Betreuung von pflege- oder betreuungsbedürftigen Angehörigen während der Ausübung des Mandats entstehen, werden erstattet.

Freistellung und Entschädigungen für Mitglieder weiterer Gremien

Entsprechende Regelungen hinsichtlich der Freistellung und Entschädigung von Mandatsträgerinnen und -trägern bestehen auch in der Kreisordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (KrO NRW), der Landschaftsverbandsordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (LVerbO NRW) sowie dem Gesetz über den Regionalverband Ruhr (RVRG). Folglich haben auch Mandatsträgerinnen und -träger als Mitglied einer Landschaftsversammlung oder eines Ausschusses eines Landschaftsverbandes sowie als Mitglied der Verbandsversammlung oder eines Ausschusses des Regionalverbandes Ruhr einen Anspruch auf Freistellung und Entschädigung.

Weitere Informationen

Für nähere Informationen ist eine Kontaktaufnahme mit der jeweiligen Kommune zu empfehlen, in der eine Tätigkeit als Vertretungsmitglied, als Ausschussmitglied oder als Mitglied einer Bezirksvertretung angestrebt wird oder aktuell erfolgt. Diese kann insbesondere über die individuellen Regelungen der jeweiligen Kommune näher informieren.

Das Schöffenamt ist ein Ehrenamt, das grundsätzlich nicht abgelehnt werden kann. Aus diesem Grund müssen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber ihre Arbeitnehmenden für die Schöffentätigkeit freistellen. Für die Arbeitnehmenden dürfen sich daraus keine Nachteile ergeben.
Für die Tätigkeit erhalten die Schöffinnen und Schöffen keine Vergütung, sondern eine Entschädigung für die erlittenen Nachteile nach dem Justizvergütungs- und Justizentschädigungsgesetz. Zu diesen zählen Entschädigungen für den Zeitaufwand, für den Verdienstausfall, für notwendige Fahrtkosten, für Nachteile bei der Haushaltsführung und für sonstigen Aufwand.

Weitere Informationen

Das Ministerium für Justiz hat auf seiner Homepage umfangreiche Informationen zum Schöffenamt zusammengestellt und auch eine Broschüre zum Thema »Ehrenamtliche Richterinnen und Richter« veröffentlicht.

Ansprechpersonen vor Ort

Bei den Amts- und Landgerichten bestehen Schöffengeschäftsstellen, an die man sich in allen Schöffenangelegenheiten wenden kann. Darüber hinaus besteht auch die Möglichkeit, sich bei allen unmittelbar mit der Schöffentätigkeit zusammenhängenden Fragen an die Berufsrichterinnen und Berufsrichter zu wenden, mit denen man als Schöffin bzw. Schöffe zusammenarbeitet.