Digital in die Zukunft – engagiert mit KI und Co.
Ihr seid in einem Verein aktiv – vielleicht übernehmt ihr sogar eine verantwortungsvolle Rolle im Vorstand oder in einer Arbeitsgruppe? Seit einiger Zeit beschäftigt euch die Frage, wie euer Verein die Chancen der Digitalisierung und der Künstlichen Intelligenz nutzen kann? Ihr möchtet verstehen, welche digitalen Werkzeuge eure Arbeit erleichtern, die interne Kommunikation verbessern oder neue Formen der Zusammenarbeit eröffnen können?
Dann geht es euch wie vielen Engagierten in Nordrhein-Westfalen und darüber hinaus, die sich in ihren Vereinen mit den Entwicklungen der digitalen Welt auseinandersetzen. Denn: auch das Ehrenamt und die Vereinsarbeit stehen mitten im digitalen Wandel.
Digitale Lösungen und KI-Anwendungen bieten große Chancen – von der Verwaltung der Mitglieder über automatisierte Abläufe bis hin zur gezielten Öffentlichkeitsarbeit und Fördermittelverfahren. Gleichzeitig stellen sie Engagement und Ehrenamt vor neue Fragen: Wie gelingt der Einstieg? Welche Kompetenzen sind nötig, und was ist beim Datenschutz zu beachten?
Informationen, Praxisbeispiele und Anregungen dazu, wie euer Verein Digitalisierung und Künstliche Intelligenz sinnvoll um- und einsetzen kann, findet ihr auf dieser Seite.
Ganz gleich, ob in der Mitgliederverwaltung, bei Protokollen oder für Förderanträge: Einmal angegangen, können euch digitalisierte und KI-gestützte Prozesse in ganz unterschiedlichen Bereichen stark entlasten. Auf diese Weise müsst ihr weniger Zeit und Energie in Bürokratie, Wissensmanagement oder Öffentlichkeitsarbeit stecken und habt wieder mehr von eurer kostbaren Zeit, um genau das zu machen, was euch im Ehrenamt Spaß macht.
Viele denken, dass die Digitalisierung eine Technikfrage ist. Doch das ist nicht unbedingt so: Prozesse zu digitalisieren ist viel mehr eine Frage der Haltung. Denn: Digitalisierung bedeutet Veränderung. Und für Veränderung braucht es in der Regel die Unterstützung aller Beteiligten. Damit ihr es schafft, Abläufe in eurem Verein zu digitalisieren, ist es also wichtig, dass der Großteil eurer Vereinsmitglieder an Bord ist und das Vorhaben unterstützt. Dabei geht es oft auch darum, dass alle verstehen, warum die Veränderungen angestrebt werden, was damit bezweckt werden soll und welche Chancen sich dadurch auftun. Auch Bedenken sollten gehört werden.
Als Verein solltet ihr euch bewusst sein, dass es Energie braucht, grundlegende Veränderungen anzustoßen. Und ihr solltet bereit sein, dem Thema diese Energie zu widmen – mit ausreichend Geduld.
Meistens ist es sinnvoll, sich Veränderungsthemen strategisch zu nähern. Sucht euch dafür Mitstreiterinnen und Mitstreiter, bildet eine vereinsinterne Arbeitsgruppe und erarbeitet Vorschläge, wie ihr das Thema an den gesamten Verein herantragt. Hierzu könnte euch ein Handlungsplan als Grundlage helfen. Auf dessen Basis könnt ihr dann die Umsetzung im Verein koordinieren.
Hilfreich ist es auch, nicht gleich das Rad neu erfinden zu wollen, sondern im Kleinen anzufangen. Hier kann es zielführend sein, sich kleinere Projekte vorzunehmen. Zur Orientierung findet ihr im Folgenden erste Ideen für eure Organisation.
ERSTE IDEEN FÜR EUREN VEREIN
Das Verwalten stellt einen wesentlichen Teil der Vereinsarbeit dar. Den wenigstens macht er wirklich Spaß. Umso freudiger ist es, wenn Verwaltungsabläufe vereinfacht werden:
Mit digitalen Tools können Mitgliedsdaten effizienter organisiert, Mitgliedsbeiträge übersichtlicher dokumentiert und Spendenabläufe effizienter nachgehalten werden.
Mithilfe Künstlicher Intelligenz können Protokolle und Zusammenfassungen erstellt, Einladungen formuliert und Anschreiben vorbereitet werden. Hilfreich kann auch das Erstellen von Vorlagen für Berichte, Sitzungsnotizen oder Pressemitteilungen sein.
Ideenwerkstätte, Planungstreffen und gemeinsame Aktionen: Wer sich in einem Verein engagiert, ist darauf angewiesen, regelmäßig zu erfahren, was im Verein los ist. Das funktioniert nur, wenn die Kommunikation läuft. Digitale Tools helfen dabei, die Kommunikation zu verbessern und alle Mitstreiterinnen und Mitstreiter mitzunehmen.
Das Einführen von Rundmails, eine Messenger-Gruppe und digitalen Anmeldeverfahren können Möglichkeiten sein, um Prozesse dauerhaft zu verschlanken.
Mithilfe Künstlicher Intelligenz lassen sich Texte für Rundmails oder Messenger-Gruppen entwerfen und in eine einfache Sprache übersetzen.
Immer mehr Vereine interessieren sich für finanzielle Förderungen, um neue Projekte auf die Beine zu stellen. Doch sowohl die Suche nach Fördermitteln als auch das Schreiben von Förderanträgen kann sich als ganz schön herausfordernd herausstellen.
Mithilfe Künstlicher Intelligenz lässt sich mittlerweile ganz praktisch nach Fördermitteln suchen. Auch beim Verfassen von Förderanträgen kann Künstliche Intelligenz eine echte Bereicherung sein. Large Language Modells dienen dafür, entsprechende Suchergebnisse aufzuzeigen und Textentwürfe zu erstellen.
Um die Ziele eures Vereins darzustellen, mehr Aufmerksamkeit für euren Verein, eure Aktionen und Veranstaltungen zu erreichen oder neue Engagierte zu gewinnen, ist es hilfreich, wenn so viele Menschen wie möglich von eurem Verein und seiner Arbeit wissen. Hierbei hilft eine zielgruppengerechte Öffentlichkeitsarbeit.
Mit einer Homepage, einem Newsletter oder einem Auftritt auf Social Media wird euer Verein online sichtbarer. Aber auch Flyer oder Aushänge in eurem Dorf oder Viertel helfen dabei, dass mehr Menschen auf euren Verein aufmerksam werden.
Gestalten lassen sich sowohl Printmaterialen als auch digitale Inhalte mit praktischen Tools. Künstliche Intelligenz hilft einerseits dabei Texte zu formulieren und an unterschiedliche Zielgruppen anzupassen und andererseits Flyer, Poster, Fotos und Videos zu gestalten.
Viele Vereine sind auf der Suche nach Engagierten. Gleichzeitig suchen viele Engagierte nach einer Möglichkeit, sich ehrenamtlich zu engagieren. Um beide Parteien miteinander in Kontakt zu bringen, gibt es neben den Freiwilligenagenturen vor Ort auch eine Engagement-Plattform für Nordrhein-Westfalen. Die Engagement-Plattform ist ein Matching-Tool, über das ihr euer Gesuch nach Engagierten ganz einfach online veröffentlichen könnt. Hier erfahrt ihr mehr über die Plattform.
